Anmeldelse af offentlige forskningsprojekter
Når du planlægger et sundhedsvidenskabeligt forskningsprojekt, hvor Region Sjælland er dataansvarlig, så skal du huske at anmelde projektet til regionens forskningsfortegnelse. Forpligtelsen gælder også, hvis regionen er en af flere parter, der har fælles dataansvar for et forskningsprojekt, eller hvis du som led i et forskningsprojekt videregiver personoplysninger til andre parter. Forpligtelsen følger af Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR).
Hvis du er i tvivl om, hvornår regionen er dataansvarlig i et forskningsprojekt, og om der eventuelt er tale om fælles dataansvar, kan du læse mere på siden Dataansvar og databehandleraftaler.
Kun projekter, hvor Region Sjælland er dataansvarlig, skal anmeldes til regionens forskningsfortegnelse.
Den projektansvarlige vil ofte være den forsker, som er ansvarlig for projektets gennemførelse - herunder for behandlingerne af personoplysningerne.
Den projektansvarlige er - sammen med Region Sjælland - ansvarlig for, at alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med reglerne i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven.
Hvis du er i tvivl om, hvornår regionen er dataansvarlig i et forskningsprojekt, og om der eventuelt er tale om fælles dataansvar, kan du læse mere på siden Dataansvar og databehandleraftaler.
Det er kun forskningsprojekter, der kan anmeldes til Region Sjællands forskningsfortegnelse.
Hvis dit projekt er et kvalitetsudviklingsprojekt eller et kvalitetssikringsprojekt, skal du i stedet anmode om tilladelse til at gennemføre projektet hos din lokale sygehusledelse, og så bliver dit projekt fortegnet hos den lokale kvalitetsenhed samtidig.
Du kan læse mere om kvalitetsprojekter i den tværregionale retningslinje i D4
Det er vigtigt, at du ved, hvordan og i hvilke systemer du må opbevare dine forskningsdata - og hvilke systemer du må bruge til at overføre data til andre.
Koncern Digitalisering har udgivet en vejledning om it-løsninger, du må benytte.
Hvis du har et ønske om at benytte et it-system, som ikke er at finde i Koncern Digitaliserings vejledning, så skal du indberette dit ønske til Koncern Digitalisering for at få en sikkerhedsvurdering og en godkendelse af den eller de løsninger, du gerne vil anvende.
Udfyld Koncern Digitaliserings skema i ServiceNow.
Koncern Digitalisering skal vurdere, om it-løsningen kan godkendes til anvendelse i Region Sjælland og på hvilke vilkår, før der kan indgås samarbejdskontrakter og/eller eventuelle databehandleraftaler.
Når dit ønske er færdigbehandlet og godkendt hos Koncern Digitalisering, så skal du sende dokumentation herfor til forskningfortegnelse@regionsjaelland.dk - og så lægger din sagsbehandler systemet ind i Privacy Research, så du kan vælge det, når du fortegner dit projekt.
Hvis der indgår flere samarbejdsparter i dit forskningsprojekt, eller du har brug for aftaler med en eller flere databehandlere eller ønsker at videregive data til en anden dataansvarlig part, så skal du tage kontakt til vores samarbejdspartner SDU Research Innovation Organization (SDU RIO).
Juristerne ved SDU RIO vil hjælpe dig med at vurdere de databeskyttelsesretlige roller i det pågældende projekt og også hjælpe dig med at indgå og forhandle de nødvendige forskningskontrakter og -aftaler for projektet.
Når alle aftaler er på plads, skal du sørge for at uploade dem til din fortegnelse af projektet i Privacy Research.
Kontakt SDU RIO: contracts@sdu.dk
Sådan anmelder du dit forskningsprojekt
Alle forskningsprojekter skal registreres i Privacy Research, som er Region Sjællands forskningsfortegnelsessystem. Herudover skal alle godkendte forskningskontrakter og -aftaler, som for eksempel samarbejdsaftaler, databehandleraftaler og videregivelsesaftaler uploades til Privacy Research.
Dine registreringer vil blive gennemgået af en sagsbehandler og bekræftet – helt som du kender det fra dine tidligere anmeldelser til forskningsfortegnelsen. Hvis sagsbehandleren har opklarende spørgsmål eller bemærkninger til din registrering, så vil du modtage en mailnotifikation fra Privacy Research, som indikerer, at der er noget, du skal ind og se nærmere på og evt. ændre.
Brugeroprettelse:
Kun brugere med @regionsjaelland.dk-mail kan blive oprettet som brugere i Privacy Research.
Hvis du allerede tidligere har anmeldt forskningsprojekter til Region Sjællands forskningsfortegnelse, vil du automatisk være brugeroprettet i Privacy Research.
Kontakt forskningfortegnelse@regionsjaelland.dk hvis du ønsker at blive brugeroprettet.
Anmeld dit projekt i Privacy Research
Åbn Privacy Research.
Vejledning til Privacy Research
Videoen nedenfor giver en kort grundlæggende vejledning til hvordan du anmelder et forskningsprojekt i Privacy Research.
Videoguide Privacy Research
Grundlæggende videoguide til Privacy Research, hvor du kan se, hvordan du anmelder et forskningsprojekt til Region Sjællands forskningsfortegnelse.
Du kan ikke se videoer hvis du ikke har accepteret statistik cookies
Spørgetimer Privacy Research
I juni måned afholder Forskningsstøtte Center, Region Sjælland hver onsdag åben spørgetime om Privacy Research i teams, hvor en række medarbejdere sidder klar til at hjælpe dig med dine spørgsmål om brugen af Privacy Research.
Spørgetimer
Onsdag d. 05. juni kl. 12.00 - 13.00
Onsdag d. 12. juni kl. 12.00 - 13.00
Onsdag d. 19. juni kl. 12.00 - 13.00
Onsdag d. 26. juni kl. 12.00 - 13.00
Der kræves ingen tilmelding til spørgetimerne - du logger blot på teams ved at følge linket på den ønskede dato ovenfor.
Opdatering af anmeldelsen
Du vil altid senere kunne anmelde ændringer til eller forlængelse af projektet. Kontakt forskningfortegnelse@regionsjaelland.dk og bed om at få åbnet din projektanmeldelse - husk at oplyse projektets unikke P-nummer.
Du kan også skrive direkte inde fra Privacy Research via taleboblen og bede om at få åbnet din anmeldelse for redigering - følg vejledningen til Privacy Research.
Efter endt sagsbehandling modtager du en bekræftelse på, at dit projekt er optaget på Region Sjællands forskningsfortegnelse. Herefter må du starte din behandling af personoplysninger i projektet.
Dataansvar og databehandleraftaler
Læs mere om dataansvar og databehandleraftaler.
Tilladelser til indhentning af data
Bemærk, at anmeldelsen til forskningsfortegnelsen IKKE er en tilladelse til indhentning eller øvrig behandling af personoplysninger. Du skal derfor også i Privacy Research forholde dig til , hvilke tilladelser du har indhentet til behandling af personoplysninger i projektet.
Du skal selv indhente eventuelle tilladelser til din forskning hos de rette instanser, herunder for eksempel Videnskabsetisk Komité (VEK), Lægemiddelstyrelsen, regionen (ved anmodning om videregivelse af data efter Sundhedslovens §46, stk. 2) m.v.
Nyttige links
Kontakt
Adresse
Forskningsstøtte Center, Region Sjælland
Forskningsfortegnelsen
Lykkebækvej
4600 Køge
Ring til os
Opdateret fredag den 31. maj 2024