Anmeldelse af offentlige forskningsprojekter

Kun projekter, hvor Region Sjælland er dataansvarlig, skal anmeldes til regionens forskningsfortegnelse.

Den projektansvarlige vil ofte være den forsker, som er ansvarlig for projektets gennemførelse - herunder for behandlingerne af personoplysningerne.

Den projektansvarlige er - sammen med Region Sjælland - ansvarlig for, at alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med reglerne i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven.

Hvis du er i tvivl om, hvornår regionen er dataansvarlig i et forskningsprojekt, og om der eventuelt er tale om fælles dataansvar, kan du læse mere på siden Dataansvar og databehandleraftaler.

Det er kun forskningsprojekter, der kan anmeldes til Region Sjællands forskningsfortegnelse.

Hvis dit projekt er et kvalitetsudviklingsprojekt eller et kvalitetssikringsprojekt, skal du i stedet anmode om tilladelse til at gennemføre projektet hos din lokale sygehusledelse, og så bliver dit projekt fortegnet hos den lokale kvalitetsenhed samtidig.

Du kan læse mere om kvalitetsprojekter i den tværregionale retningslinje i D4 

Det er vigtigt, at du ved, hvordan og i hvilke systemer du må opbevare dine forskningsdata - og hvilke systemer du må bruge til at overføre data til andre.

Koncern Digitalisering har udgivet en vejledning om it-løsninger, du må benytte i dit forskningsprojekt.

Hvis du har et ønske om at benytte et it-system, som ikke er at finde i Koncern Digitaliserings vejledning, så skal du indberette dit ønske til Koncern Digitalisering for at få en sikkerhedsvurdering og en godkendelse af den eller de løsninger, du gerne vil anvende.
Udfyld Koncern Digitaliserings skema i ServiceNow.

Koncern Digitalisering skal vurdere, om it-løsningen kan godkendes til anvendelse i Region Sjælland og på hvilke vilkår, før der kan indgås samarbejdskontrakter og/eller eventuelle databehandleraftaler.

Når dit ønske er færdigbehandlet og godkendt hos Koncern Digitalisering, så skal du sende dokumentation herfor til forskningfortegnelse@regionsjaelland.dk - og så lægger din sagsbehandler systemet ind i Privacy Research, så du kan vælge det, når du fortegner dit projekt.

Hvis der indgår flere samarbejdsparter i dit forskningsprojekt, eller du har brug for aftaler med en eller flere databehandlere eller ønsker at videregive data til en anden dataansvarlig part, så skal du tage kontakt til vores samarbejdspartner SDU Research Innovation Organization (SDU RIO). 

Hvis dit forskningsprojekt er et ph.d.-projekt, så husk også at kontakte juristerne for at få lavet den nødvendige ph.d.-aftale med det universitet, den ph.d.-studerende er indskrevet på.

Juristerne ved SDU RIO vil hjælpe dig med at vurdere de databeskyttelsesretlige roller i det pågældende projekt og også hjælpe dig med at indgå og forhandle de nødvendige forskningskontrakter og -aftaler for projektet. 

Når alle aftaler er på plads, skal du sørge for at uploade dem til din fortegnelse af projektet i Privacy Research.

Kontakt SDU RIO  
Når du skal have fat i juristerne ved SDU RIO, skal du benytte en digital kontaktblanket.

Sådan bruger du blanketten:

1. Første gang, skal du oprette en bruger med din regionsjælland-mail
2. Log ind med din bruger
3. Tryk på ”opret” i højre øverste hjørne
4. Vælg ”Region Sjælland” (NB. Vær opmærksom ved dobbeltansættelse)
5. Udfyld blanketten med information og vedhæft relevante dokumenter
6. Tryk ”opret i Workzone”.

Når sagen er oprettet, vil du få tildelt en jurist, som har ansvaret for din sag.

Forskningsprojekter med komplekse behov for store datamængder kan få hjælp og vejledning hos Datastøttecenter Sjælland.

Datastøttecenter Sjælland