Retningslinjer for studieture for Regionsrådet i Region Sjælland og dets udvalg

§ 1
Forretningsudvalget skal forhåndsgodkende studierejser for hele Regionsrådet.

Stk. 2 Ved forelæggelse af ansøgningen skal der forelægges et foreløbigt udkast til den enkelte studietur, som indeholder destination og tidspunkt, en beskrivelse af studieturens formål og relevans, et foreløbigt program samt et budget med specificering af udgifter til flybilletter, hotel, transport og forplejning m.m.

Stk. 3 Efter hver studietur udarbejdes en rapport, der beskriver turens indhold, indhøstet viden, indtryk og vurderinger, og som indeholder et regnskab. Rapporten forelægges Forretningsudvalget til godkendelse.

Stk. 4 Regionsrådet orienteres efterfølgende om studieturen via rapporten.

Stk. 5 Efter en konkret vurdering orienteres regionsrådet evt. tillige på et temamøde.

§ 2
Der afsættes et fast beløb på op til kr. 12.000 pr. medlem pr. udvalg pr. fireårige funktionsperiode.

Stk. 2 Beløbet dækker over transport, hotelophold, forplejning, time-dagpenge m.v.

Stk. 3 Det enkelte udvalg tilrettelægger selv, hvorvidt det ønskes, at beløbet anvendes på én gang eller ad flere gange, så længe det maksimale beløb ikke overskrides inden for funktionsperioden.

Stk. 4 Udvalget kan selv disponere over destinationen for studieturen, så længe turen afholdes inden for den afsatte økonomi. Udvalget godkender således selv sin studietur (e) indenfor de vedtagne retningslinjer.

Stk. 5 Efter hver studietur udarbejdes en rapport, der beskriver turens indhold, indhøstet viden, indtryk og vurderinger, og som indeholder et specificeret regnskab jf. § 1, stk. 2. Udvalget godkender rapporten, som efterfølgende forelægges Forretningsudvalget til orientering. For så vidt angår Forretningsudvalgets studieture forelægges rapporten for Regionsrådet til orientering.

Stk. 6 Mødeaktivitet, f.eks. dagsmøder, der gennemføres som led i det politiske samarbejde i øvrigt, falder udenfor begrebet studieture og er undtaget den økonomiske ramme i § 2, stk. 1.

Stk. 7 Hvis et udvalg ønsker at afholde udgifter til studieture, som går ud over den økonomiske ramme i § 2, stk. 1, skal udvalget forelægge sagen for Forretningsudvalget til godkendelse.

§ 4
En studietur vil normalt fokusere på et til to hovedemner. Det faglige indhold kan bestå af besøg, møder, forevisninger eller drøftelser. Hensigten er, at det faglige indhold normalt udfylder hele dagen.

Stk. 2 Hvis regionsrådsformanden deltager på studieturen, er formanden delegationsleder. Hvis formanden ikke deltager, er formanden for udvalget delegationsleder. Hvis hverken regionsrådsformanden eller udvalgsformanden deltager, skal der inden afrejse udpeges en delegationsleder. Delegationslederen varetager på regionsrådets vegne delegationens officielle opgaver med bl.a. taler og overrækkelse af gaver.

Stk. 3 En delegation vil blive ledsaget af medarbejdere fra administrationen (eller eventuelt konsulenter med særlig viden).

Stk. 4 Som udgangspunkt rejser alle deltagere samlet frem og tilbage. Hvis der er eventuelle afvigelser fra udgangspunktet tager henholdsvis Forretningsudvalget eller udvalget konkret stilling hertil.

§ 5
Vederlæggelse sker i form af time-dagpenge (for rejser over 24 timer) og transportgodtgørelse til og fra lufthavn, herunder parkeringsudgifter.

Vedtaget af Regionsrådet den 23. april 2018.